维多利亚州消费者事务署
『2012年协会成立改革法』
法人协会示范规则
『2012年协会成立改革条例』
第3篇
条款目录
条款
第1篇——序言
1 名称
2 目的
3 财政年度
4 名词解释
第2篇——协会权力
5 协会权力
6 非营利性组织
第3篇——会员、处分程式与申诉
第1章——会员
7 最低会员人数
8 哪些人有资格成为协会会员？
9 申请成为会员
10 受理申请
11 新会员
12 年度会员费与加入费
13 会员的一般权利
14 准会员
15 权利不可转让
16 终止会员资格
17 辞去会员资格
18 会员名册
第2章——纪律处分
19 采取纪律处分的依据
20 纪律分委会
21 通知会员
22 分委会的决定
23 上诉权
24 召开纪律处分上诉会
第3章——申诉程式
25 申请
26 当事各方必须努力解决争议
27 指定调解员
28 调解程式
29 未能调解解决争议
第4篇——协会会员大会
30 年度会员大会
31 特別会员大会
32 根据会员要求召开的特別会员大会
33 会员大会的通知
34 代理人
35 使用技术
36 会员大会法定人数
37 会员大会延期
38 在会员大会上投票
39 特別决议
40 判定决议是否通过
41 会员大会会议纪要
第5篇——委员会
第1章——委员会权力
42 职责与权力
43 委托
第2章——委员会人员构成与委员职责
44 委员会人员构成
45 一般职责
46 会长与副会长
47 秘书
48 司库
第3章——委员的选举与任期
49 哪些人有资格成为委员
50 宣布空缺的职位
51 提名
52 会长等人员的选举
53 普通委员的选举
54 投票
55 任期
56 职位空缺
57 填补临时空缺
第4章——委员会会议
58 委员会会议
59 会议通知
60 紧急会议
61 议程与顺序
62 使用技术
63 法定人数
64 投票表决
65 利益冲突
66 会议纪要
67 请假
第6篇——财务事项
68 资金来源
69 资金管理
70 财务记录
71 财务报表
第7篇——一般事项
72 公章
73 登记地址
74 通知要求
75 账簿与记录的保管和检查
76 解散与撤销
77 本规则的修订
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法人协会示范规则
注
协会不同时期的会员，共同构成了本规则第1条所命名之法人协会。
依据『2012年协会成立改革法』第46节之规定，这些规则应构成协会与会员簽署之合同的条款。
第1篇——序言
1 名称
法人协会名称是「澳中农业产业协会」。（Australia China AgriBusiness Association）ACABA
注
根据本法第23节规定，协会的所有业务文件上均必须体现协会名称及注册号。
2 目的
协会成立的目的是——【帮助在澳洲投资农业的中国或澳洲企业解决投资管理，业务运行，信息咨询，上下游产品渠道等问题。帮助澳洲本土农业企业提供中国市场的对接与渠道。】。
3 财政年度
协会的财政年度是截止至【财政年度的最后一天日期，如「6月30日」】的每12个月期限。
4 名词解释
在本规则中——
绝对多数，在委员会中，是指委员中担任现职并有权投票表决的多数会员(不同于出席委员会会议的多数委员)；
准会员是指第14(1)条所述之会员；
主席，在会员大会或委员会会议中，是指根据第46条规定主持会议的人员；
委员会是指负责管理协会业务的委员会；
委员会会议是指委员会根据本规则规定所召集举行的会议；
委员是指依据第5篇第3章而当选或被任命的会员。
纪律处分上诉会是指协会会员依据第23(3)条召集的会议；
处分会是指委员会出于第22条的目的而召集的会议；
纪律分委会是指依据第20条任命的下属委员会；
财政年度是指第3条所述之12个月期限；
会员大会是指依据第4篇规定而召集的协会全体会员大会，包括年度会员大会、特別会员大会与纪律处分上诉会；
会员是指协会会员；
会员享有投票权是指会员依据第13(2)条规定，享有在会员大会投票的权利；
特別决议是指要求不少于四分之三的会员通过本人或代理人在会员大会上投票对决议作出表决的决议；
本法是指『2012年协会成立改革法』，包括依据本法所制订的任何法规；
登记官是指法人协会登记官。
第2篇——协会权力
5 协会权力
(1) 依据本法规定，协会有权实施任何附带或有利于实现其目的的行为。
(2) 在不限制上述(1)款的情况下，协会可——
(a) 收购、持有和处置不动产或个人财产；
(b) 在金融机构开立和运营账户；
(c) 将协会资金投资於任何可合法投资信讬资金的证券产品；
(d) 根据自身认为合适的条款与方式，进行融资与借贷活动；
(e) 保证偿还融资或借贷的资金，或偿还债务或负债；
(f) 委托代理人代表协会进行业务交易；
(g) 簽署其他协会认为有必要或有需要的合同。
(3) 协会行使权力及使用自身收入和资产(包括任何盈余)，只能服务於自身目的。
6 非营利性组织
(1) 协会不得直接或间接地向会员分配任何盈余、收入或资产。
(2) 上述(1)款不限制协会在以下情况下向会员付款——
(a) 补偿会员合理产生的开支；或
(b) 支付会员提供之产品或服务的费用——
前提是此种情况应出于善意，且条款不得比会员之外的人员更为有利。
注
本法第33节规定，法人协会不得为其会员谋求金钱利益。本法第4节详细规定了哪些情况下不会认为法人协会在为其会员谋求金钱利益。
第3篇——会员、处分程式与申诉
第1章——会员
7 最低会员人数
协会必须至少拥有5名会员。
8 哪些人有资格成为协会会员？
任何拥护协会目的的个人，均有资格成为协会会员。企业会员要求除拥护协会目的外，要求企业在澳洲已进行或未来12个月拟进行农业或农业生产相关业务的投资，具备独立法人资格，具有良好商业信用的企业，均可申请入会
9 申请成为会员
(1) 要申请成为协会会员，申请人必须向委员提交书面申请，表明其——
(a) 希望成为协会会员；且
(b) 拥护协会目的；且
(c) 同意遵守这些规则。
(2) 申请书—— （需准备好申请表格式）
(a) 必须由申请人簽字；且
(b) 可能需要随附加入费。
注
加入费是指协会依据第12(3)条确定的费用(若有)。
10 受理申请
(1) 收到会员申请后，委员会必须尽快以决议方式决定是否接受或拒绝申请。
(2) 委员会必须在做出决定后，尽快以书面方式向申请人告知决定结果。
(3) 若委员会拒绝申请，则必须向申请人退还申请随附的任何费用。
(4) 拒绝申请时，无需给出拒绝理由。
11 新会员
(1) 若委员会批准了会员申请——
(a) 必须在委员会会议纪要里记录接受会员的决议；以及
(b) 秘书必须尽快将新会员的姓名与住址及其成为会员的日期输入会员名册。
(2) 个人成为协会会员后，依据第13(2)条之规定，有权自如下日期(以后到者为准)起行使会员权利——
(a) 委员会批准个人的会员申请；或
(b) 个人已缴纳加入费。
12 年度会员费与加入费
(1) 协会必须在每届会员大会上确定——
(a) 下一财政年度的年度会员费金额(若有)；以及
(b) 缴纳年度会员费的日期。
(2) 协会可决定，准会员可缴纳较低的年度会员费。
(3) 协会可决定，财政年度开始后加入的新会员，在该财政年度缴纳的费用必须相当於——
(a) 年度会员费全额；或
(b) 根据该财政年度剩余时间，按比例计算的年度会员费；或
(c) 协会随时确定的固定金额。
(4) 到期日前未缴纳年度会员费之会员的权利(包括投票权)，将暂时中止，直至其缴纳年度会员费。
13 会员的一般权利
(1) 享有投票权的协会会员，有权——
(a) 按照本规则规定的方式和时间，接收会员大会与特別决议案的通知；以及
(b) 在会员大会上提交事项供大会讨论；以及
(c) 出席会员大会并发表个人观点；以及
(d) 在会员大会上投票；以及
(e) 查阅会员大会会议纪要及第75条规定的协会其他文件；以及
(f) 检查会员名册。
(2) 下列会员有权投票——
(a) 会员是准会员以外的会员；以及
(b) 自成为协会会员起已超过10个工作日；以及
(c) 该会员的会员权利没有因为任何原因而被中止。
14 准会员
(1) 协会的准会员包括——
(a) 任何未满15周岁的会员；以及
(b) 会员大会特別决议确定的其他任何类別的会员。
(2) 准会员不得投票，但享有委员会或会员大会通过决议确定的其他权利。
15 权利不可转让
会员权利不可转让，且在会员资格终止时停止。
16 终止会员资格
(1) 个人辞职、被开除或死亡时，会员资格宣告终止。
(2) 若个人不再是协会会员，则秘书必须尽快在会员名册里输入个人不再成为协会会员的日期。
17 辞去会员资格
(1) 会员可书面通知协会，辞去会员资格。
注
第74(3)条规定了向协会送达通知的方式。这包括邮寄或亲自送达通知给委员。
(2) 下列情况下视为会员已辞去会员资格——
(a) 会员拖欠年度会员费超过12个月；或
(b) 在无需缴纳年度会员费的情况下——
(i) 秘书已书面征询会员，确定其是否愿意继续成为会员；以及
(ii) 会员未在自收到该征询后3个月内，以书面方式确认其希望继续成为会员。
18 会员名册
(1) 秘书必须记录和保管会员名册，内容包括——
(a) 每个现有会员——
(i) 会员姓名；
(ii) 会员最后提交的通知地址；
(iii) 成为会员的日期；
(iv) 若会员为准会员，则应有相关记录；
(v) 委员会确定的其他资讯；以及
(b) 前会员不再成为会员的日期。
(2) 任何会员均可在合理时间内，免费检查会员名册。
注
依据本法第59节规定，某些情况下会限制检查会员名册所记录的个人资讯。本法第58节规定，不当使用从会员名册中获取的个人资讯，构成违法行为。
第2章——纪律处分
19 采取纪律处分的依据
依据本章规定，若协会认定某个会员出现如下情况，则可对其采取纪律处分——
(a) 未能遵守本规则；或
(b) 拒绝拥护协会目的；或
(c) 涉及不利于协会的行为。
20 纪律分委会
(1) 若委员会认定有足够的依据对某个会员采取纪律处分措施，则委员会必须指定一个纪律分委会来审理此事，并判定对此会员采取何种处分措施(若有)。
(2) 纪律分委会的委员会——
(a) 可以是委员、协会会员或其他任何人；但
(b) 不得对当事会员存有偏见或偏袒。
21 通知会员
(1) 对某个会员采取纪律处分措施前，秘书必须书面通知会员——
(a) 声明协会準备对该会员采取纪律处分措施；以及
(b) 表明拟定纪律处分措施的依据；以及
(c) 载明纪律分委会準备召开会议来研究纪律处分措施的日期、地点和时间(纪律处分会)；以及
(d) 告知会员可做以下一件或两件事——
(i) 出席纪律处分会，并在会上向纪律分委会做出说明；
(ii) 在纪律处分会召开前随时向纪律分委会递交书面声明；以及
(e) 载明会员依据第23条享有的上诉权。
(2) 该通知的送达时间，必须在纪律处分会召开前不早於28日且不迟於14日。
22 分委会的决定
(1) 纪律分委会必须在纪律处分会上——
(a) 为会员提供申辩机会；以及
(b) 考虑会员提交的书面声明。
(2) 在遵守上述(1)款的情况下，纪律分委会可——
(a) 不对该会员采取进一步措施；或
(b) 在遵守(3)款的前提下——
(i) 对会员提出批评；或
(ii) 在指定期限内中止该会员的会员权利；或
(iii) 将该会员开除出协会。
(3) 纪律分委会不可对会员做出罚款。
(4) 纪律分委会依据本条做出中止会员权利或开除会员的决定，在投票通过后立即生效。
23 上诉权
(1) 依据第22条被中止会员权利或被开除出协会的个人，可告知自己想要对中止或开除决定提起上诉。
(2) 该通知必须采取书面形式，并必须送达——
(a) 在举行中止会员权利或开除的投票后立即送达纪律分委会；或
(b) 在投票后48小时内送达秘书。
(3) 若个人依据上诉(2)款送达通知，则委员会必须尽快召集纪律处分上诉会，任何情况下均不得迟於接到通知后21日内。
(4) 召集纪律处分上诉会的通知，必须尽快送达享有投票权的每个协会会员，且必须——
(a) 载明会议的日期、时间和地点；以及
(b) 注明——
(i) 被采取纪律处分措施之个人的姓名；以及
(ii) 采取此处分措施的依据；以及
(iii) 出席纪律处分上诉会的会员必须投票表决是否赞成或撤销中止会员权利或开除会员的决定。
24 召开纪律处分上诉会
(1) 在纪律处分上诉会上——
(a) 除上诉事宜外，不讨论其他事项；以及
(b) 委员会必须说明中止会员权利或开除会员的依据及采取此处分措施的原因；以及
(c) 必须为会员资格被中止或被开除的个人提供申辩机会。
(2) 在遵守上述(1)款的前提下，出席纪律处分上诉会并有权投票的会员，必须以不记名投票方式，表决是否赞成或撤销中止会员权利或开除会员的决定。
(3) 会员不可通过代理人投票。
(4) 若出席会议的会员中，有不少于四分之三的会员投票支持该决定，则该决定获得赞成通过。
第3章——申诉程式
25 申请
(1) 本章规定的申诉程式，适用于本规则规定的如下之间产生的争议——
(a) 会员与其他会员；
(b) 会员与委员会；
(c) 会员与协会。
(2) 在纪律处分程式完成前，会员不得对纪律处分程式的涉及事项提起申诉程式。
26 当事各方必须努力解决争议
争议各方必须在各方获悉争议事项起14日内努力自行解决争议。
27 指定调解员
(1) 若争议各方无法在第26条规定的期限内自行解决争议，则各方必须在10日内——
(a) 向委员会告知争议事项；且
(b) 同意或要求指定调解员；且
(c) 努力通过调解友好解决争议。
(2) 调解员必须是——
(a) 各方同意选择的人员；或
(b) 若各方无法达成一致——
(i) 若争议是会员与其他会员的争议——则由委员会指定调解员；或
(ii) 若争议是会员与委员会或协会的争议——则由维多利亚州争议解决中心指定或聘用调解员。
(3) 委员会指定的调解员，可以是协会的会员或前会员，但任何情况下均不得是以下人员——
(a) 在此争议中拥有个人利益；或
(b) 对任何一方存有偏见或偏袒。
28 调解程式
(1) 争议调解员在开展调解工作中，必须——
(a) 为各方提供申辩机会；以及
(b) 允许所有当事方适当考虑任何一方提交的书面说明；以及
(c) 确保在调解过程中对各方实行自然公正原则。
(2) 调解员不得对争议做出判决。
29 未能调解解决争议
若调解程式无法解决争议，则各方可依据本法或其他法律规定，解决争议。
第4篇——协会会员大会
30 年度会员大会
(1) 委员会应在每个财政年度结束后5个月内召集召开协会年度会员大会。
(2) 尽管上述(1)款做了规定，但协会可在协会成立后18个月内的任何时间召开第一次年度会员大会。
(3) 委员会应确定年度会员大会的日期、时间和地点。
(4) 年度会员大会的正常议程如下——
(a) 确认上届年度会员大会及此后召开之任何特別会员大会的会议纪要；
(b) 接收并审议——
(i) 委员会关于上一财政年度内协会活动的年度报告；以及
(ii) 委员会依据本法第7篇提交之协会上一财政年度的财务报表；
(c) 选举委员；
(d) 确定或更改年度会员费和加入费的金额(若有)。
(5) 年度会员大会也可开展已依据本规则规定下达通知的其他活动。
31 特別会员大会
(1) 除年度会员大会或纪律处分上诉会以外的任何协会会员大会，均为特別会员大会。
(2) 委员会可在自认为适当时召集特別会员大会。
(3) 除依据第33条送达之通知所载事项外，会议上不审议其他任何事项。
注
若普通事项包含在依据第33条送达之通知的审议事项内，且多数与会会员同意，则也可审议普通事项。
32 根据会员要求召开的特別会员大会
(1) 若至少占总会员人数10%的会员依据(2)款规定提出要求，则委员会必须召集特別会员大会。
(2) 申请召开特別会员大会的要求，必须——
(a) 采用书面形式；以及
(b) 说明会上所要审议的事项及任何决议案；以及
(c) 载有要求召集会议之会员的姓名与簽名；以及
(d) 送达秘书。
(3) 若委员会未在提出要求后1个月内召集特別会员大会，则提出要求的会员(或其中任何人)可召集特別会员大会。
(4) 会员根据第(3)款召集的特別会员大会——
(a) 必须在原要求提出后3个月内召开；以及
(b) 只能审议要求中提及的事项。
(5) 对于会员依据(3)款召集特別会员大会所产生的所有合理开支，协会必须予以补偿。
33 会员大会的通知
(1) 秘书(若依据第32(3)条召集特別会员大会，则为召集会议的会员)必须向协会每个会员——
(a) 若要在会员大会上提议特別决议，则必须至少提前21日通知召集会员大会；或
(b) 其他情况下，必须至少提前14日通知召集会员大会。
(2) 通知必须——
(a) 载明会议的日期、时间和地点；以及
(b) 注明会上準备审议之各个事项的一般性质；以及
(c) 若要提议特別决议——
(i) 说明决议案全文；以及
(ii) 说明提议该决议为特別决议的意图；以及
(d) 遵守第34(5)条的规定。
(3) 本条规定不适用于纪律处分上诉会。
注
第23(4)条规定了纪律处分上诉会的通知要求。
34 代理人
(1) 除纪律处分上诉会外，会员可指定其他会员作为其代理人，代表其在会员大会上投票及发言。
(2) 委托代理人必须采取书面形式，并经由委托会员簽字确认。
(3) 会员委托代理人时，可给出代理人如何代表其投票的具体指引，否则代理人可以根据自己的判断，代表会员对任何事项投票。
(4) 若委员会批准了代理人委托表格，会员可使用其他任何表格明确指明被委托担任其代理人的人员，并由该会员簽字确认。
(5) 依据第33条送达会员的会员大会通知必须——
(a) 声明会员可指定其他会员担任其代理人出席会议；以及
(b) 含有委员会同意用来指定代理人的表格副本。
(6) 指定代理人的表格，必须在会议召开前或期间递交给主席。
(7) 除非协会在会议召开前24小时内收到，否则以邮寄或电子形式递交的指定代理人表格不具效力。
35 使用技术
(1) 无法亲自出席会员大会的会员，可通过使用能够让该会员及其他与会会员清晰同步相互交流沟通的科技手段来出席会议。
(2) 在涉及本篇规定事项中，允许依据(1)款出席会员大会的会员，将被视为已参加会议，且若会员在会上投票，则也视为其已亲自投票。
36 会员大会法定人数
(1) 除非出席会员大会的会员达到法定人数，否则不审议任何事项。
(2) 会员大会的法定人数，是指与会(亲自、通过代理人或依据第35条获准)会员必须达到10%享有投票权的会员
(3) 若会员大会通知开会时间后30分钟内与会会员没有达到法定人数——
(a) 若会议由会员召集或由会员依据第32条要求召集——则会议必须解散；
注
若会员召集或由会员依据第32条要求召集的会议，依据本款规定解散，则原定準备在会上审议的事项视为已予处理。若会员希望另外召集特別大会来重新审议该事项，则会员必须依据第32条规定提出新要求。
(b) 其他情况下——
(i) 会议必须延期至延期后21日内的任何日期；以及
(ii) 必须在会上通知延期会议的日期、时间和地点，并应在会议后尽快书面通知全体会员确认。
(4) 若会员大会在依据(3)(b)款规定延期召开时间后30分钟没有达到法定人数，则与会会员(若不少于3人)可视同达到法定人数，继续审议会议事项。
37 会员大会延期
(1) 在达到法定人数的会员大会上，主席可在征得多数与会会员同意的情况下，将会议延期至其他时间，可选择同一举办地点或其他地点。
(2) 在不限制上述(1)款的情况下，以下情形也可延期会议——
(a) 没有足够时间处理手头事项；或
(b) 为了给会员更多考虑相关事项的时间。
示例
会员可能希望有更多时间来审查委员会在年度会员大会上提交的财务报表。
(3) 延期会议重新召开时，不审议会议延期时尚未处理完成之事项之外的其他事项。
(4) 除非会议延期超过14日或以上，否则依据本条规定延期的会议，无需下发通知，延期超过14日或以上，必须根据第33条规定下发会议通知。
38 在会员大会上投票
(1) 对于会员大会上提出的问题——
(a) 在遵守(3)款的前提下，每位享有投票权的会员拥有一票；以及
(b) 会员可亲自或通过代理人投票；以及
(c) 除特別决议外，涉及问题必须以多数票表决。
(2) 若涉及问题的票数分配相同，则会议主席拥有第二张票或决定票。
(3) 若涉及问题为是否确认上次会议的会议纪要，则只有出席该会议的会员可以投票。
(4) 本条规定不适用于依据第24条召开之纪律处分上诉会的投票。
39 特別决议
若不少于四分之三的会员(通过本人或代理人)在会员大会上投票支持特別决议，则特別决议予以通过。
注
除本法规定的某些事项外，下列情况需要通过特殊决议——
(a) 撤销某位委员的职务；
(b) 变更本规则，包括更改协会名称或任何目的。
40 判定决议是否通过
(1) 在遵守(2)项规定的前提下，会员大会主席可根据举手表决情况，宣布决议——
(a) 获得通过；或
(b) 获得一致通过；或
(c) 特定多数表决通过；或
(d) 未获通过——
会议纪要关于表决结果的记录，视为此事实的确证。
(2) 若三名以上会员要求对某个问题实行投票表决(即以书面形式投票)——
(a) 必须按照会议主席确定的方式，在会上投票；以及
(b) 主席必须根据投票情况，宣布决议结果。
(3) 关于选举主席或涉及会议延期的投票，必须立即举行。
(4) 关于其他问题的投票，必须在主席确定的会议结束前的某个时间举行。
41 会员大会会议纪要
(1) 委员会必须确保每次会员大会均记录和保管会议纪要。
(2) 会议纪要必须记录会上审议的事项、投票表决的决议及投票结果。
(3) 此外，每次年度会员大会的会议纪要必须包括——
(a) 与会会员姓名；以及
(b) 依据第34(6)条送达会议主席的代理人表格；以及
(c) 依据第30(4)(b)(ii)条送达会员的财务报告；以及
(d) 两名委员簽字证明财务报告真实公允地反映协会财务状况和业绩的证明函；以及
(e) 本法规定的随附财务报表的任何审计账目与审计师报告或回顾报告。
第5篇——委员会
第1章——委员会权力
42 职责与权力
(1) 协会业务必须由委员会管理或依据委员会指引而管理。
(2) 除本规则或本法规定应由协会会员大会行使的权力外，委员会可行使协会的全部权利。
(3) 委员会可——
(a) 任命和开除工作人员；
(b) 设立由会员组成、并承担委员会认为适宜之受委托事项的分委会。
43 委托
(1) 除以下情况外，委员会可将其权力和职能委托给委员、分委会或工作人员——
(a) 本委托权；或
(b) 本法或其他法律授予委员会的职责。
(2) 委托必须采取书面形式，并以委员会认为适宜的条件与限制规定为准。
(3) 委员会可以书面形式，全部或部分撤销委托。
第2章——委员会人员构成与委员职责
44 委员会人员构成
委员会由以下人员组成：
(a) 一名会长：
(b) 三名副会长：
(c) 一名秘书；
(d) 一名司库；
(e) 依据第53条选举产生的普通委员(若有)。
45 一般职责
(1) 当选或被任命任职委员会后，各委员必须尽快熟悉本规则与本法。
(2) 委员会集体负责确保协会遵守本法规定，并确保委员会个体委员会遵守本规则。
(3) 委员必须本著合理注意和审慎的态度来行使自身权力、履行自身职责。
(4) 委员在行使自身权力和履行自身职责时，必须——
(a) 诚实善意，出于协会的最佳利益；以及
(b) 出于适当的目的。
(5) 委员与前委员不得不当利用——
(a) 自身职务之便；或
(b) 担任职务而获得的资讯——
以谋取私利或为他人谋利或导致协会受到损害。
注
也请参阅本法第6篇第3章关于法人协会官员一般职责的规定。
(6) 除本规则授予的职责外，委员还必须履行会员大会决议授予的其他职责。
46 会长与副会长
(1) 在遵守(2)款规定的前提下，会长或会长缺席时的副会长为会员大会及委员会会议的主席。
(2) 若会长和副会长双双缺席，或无法主持会议，则会议主席必须是——
(a) 若为会员大会——其他与会会员选举产生的会员；或
(b) 若为委员会会议——其他与会委员选举产生的委员。
47 秘书
(1) 秘书必须履行本法规定的法人协会秘书应当履行的职责或职能。
示例
本法规定，法人协会秘书负责向登记官提交协会文件。
(2) 秘书必须——
(a) 依据第18条规定，妥善保管会员名册；以及
(b) 保管协会公章(若有)，并依据第72条和第75条规定，保管除第70(3)条规定之财务记录外的协会所有账簿、文件和证券；以及
(c) 依据本法与本规则的规定，允许会员查阅会员名册、会员大会会议纪要及其他账簿和文件；以及
(d) 履行本规则授予秘书的其他职责或职能。
(3) 秘书必须在获得任命后14日内向登记官通知此任命。
48 司库
(1) 司库必须——
(a) 收取支付给协会或协会收取的所有金钱，并以协会的名义为这些款项开具收据；以及
(b) 确保所有已收取的款项在收取款项后5个工作日内进入协会账户；以及
(c) 从协会资金中支付委员会或协会会员大会授权的款项；以及
(d) 确保支票至少由2名委员簽字。
(2) 司库必须——
(a) 确保依据本法规定保管协会的财务记录；以及
(b) 协调编制协会财务报表，并在递交给协会年度会员大会前交由委员会认证。
(3) 司库必须确保至少还有另外一名委员可以查阅协会的账目和财务记录。
第3章——委员的选举与任期
49 哪些人有资格成为委员
符合以下条件的会员有资格当选或被任命为委员——
(a) 年满18周岁或以上；以及
(b) 有权在会员大会上投票。
50 宣布空缺的职位
(1) 本条规定适用于——
(a) 协会成立后的首届年度会员大会；或
(b) 收到协会年度报告与财务报表后的往后年度会员大会。
(2) 会议主席必须宣布委员会的所有空缺职位，并根据第51条至第54条的规定，举行这些空缺职位的选举活动。
51 提名
(1) 在每个职位的选举活动前，会议主席必须征集填补该职位的提名人选。
(2) 符合条件的协会会员可——
(a) 提名自己；或
(b) 在征得其同意的情况下，由其他会员提名自己；
(3) 被提名担任该职位但未能当选的会员，可被提名担任其他尚未举行选举活动的职位。
52 会长等人员的选举
(1) 以下各职位必须在年度会员大会上单独举行选举活动——
(a) 会长；
(b) 副会长；
(c) 秘书；
(d) 司库。
(2) 若该职位只有一名会员获得提名，则会议主席必须宣布该会员当选担任该职位。
(3) 若获得提名的会员超过一人，则必须根据第54条举行投票表决。
(4) 新会长当选后，可接任该会议的主席。
53 普通委员的选举
(1) 年度会员大会必须以决议方式，决定明年任职於委员会(若有)的普通委员人数。
(2) 这些职位可统一举行单次选举活动。
(3) 若普通委员职位的被提名会员人数低于或等于当选人数，则会议主席必须宣布这些会员均已当选担任委员职位。
(4) 若获得提名的会员人数超过当选人数，则必须根据第54条举行投票表决。
54 投票
(1) 若某个职位的选举需要举行投票，则会议主席必须指定一名会员担任本次投票的选举监察人。
(2) 该职位的获提名会员不得担任选举监察人。
(3) 举行投票前，每位候选人可简短发言来支持自己当选。
(4) 选举必须采取不记名投票方式。
(5) 选举监察人必须将一张空白纸发放给——
(a) 每位与会会员本人手中；以及
(b) 会员指定的每位代理人。
示例
若某个会员被其他5位会员指定为代理人，则必须向该会员发放6张选票——一张是会员自己的选票，以及其他5位会员每人一张。
(6) 若投票选举的是单个职位，则投票人必须在选票上写出其希望投票选举的候选人姓名。
(7) 若投票选举的职位超过一个——
(a) 投票人必须在选票上写出其希望投票选举的各候选人姓名；
(b) 投票人所填写的候选人，不得超过所要选举的人数。
(8) 不符合(7)(b)款规定的选票不计算在内。
(9) 写有某位候选人姓名的每张选票，计为该候选人得到一票。
(10) 选举监察人必须宣布获得当选候选人，若选举职位超过一个，则宣布最多选票的候选人。
(11) 若由2名或多名候选人获得相同票数，导致选举监察人无法依据(10)款规定宣布选举结果，则选举监察人必须——
(a) 依据(4)款至(10)款规定另外举行该职位的选举活动，并决定这些候选人中哪位当选；或
(b) 在征得这些候选人同意的情况下，抽签决定当选的候选人。
示例
可通过扔硬币、抽签或从帽子里抽出名字等方式来决定当选的候选人。
55 任期
(1) 除(3)款和第56条另有规定，委员任职期限（原则两年）至年度会员大会上宣布委员会职位空缺时。
(2) 委员可再次当选。
(3) 协会会员大会可——
(a) 以特別决议方式撤销某位元委员的职务；以及
(b) 依据本章规定，选举符合条件的协会会员填补空缺职位。
(4) (3)(a)款所述之特別决议案所针对的委员，可向协会秘书或会长书面陈情(不超过合理篇幅)，并可要求将陈情书提供给协会会员。
(5) 秘书或会长可将陈情书副本发放给每位协会会员，若没有发放，则会员可要求在审议特別决议案的会议上宣读陈情书。
56 职位空缺
(1) 委员可书面通知委员会，辞去委员会职务。
(2) 以下情况下，委员不再担任委员——
(a) 不再是协会会员；或
(b) 在没有依据第67条请假的情况下，连续3次未能出席委员会会议(除特別或紧急委员会会议外)；或
(c) 本法第78条规定的不再担任委员的其他情况。
注
未在澳洲居住的委员，不可担任秘书职务。
57 填补临时空缺
(1) 委员会可任命协会符合条件的会员填补以下的委员会职位——
(a) 依据第56条出现空缺；或
(b) 在上一次年度会员大会上未通过选举填补。
(2) 若秘书职位出现空缺，委员会必须在出现空缺后14日内任命某个会员担任此职，
(3) 第55条适用于委员会依据(1)或(2)款任命的委员。
(4) 委员职位出现空缺时，委员会仍可继续履行职责。
第4章——委员会会议
58 委员会会议
(1) 委员会每年必须在委员会确定的日期、时间和地点至少召开四次会议。
(2) 选举产生委员的协会首届年度会员大会委员会过后，委员必须尽快确定首次委员会会议的日期、时间和地点。
(3) 会长或委员会任意4名委员可召集委员会特別会议。
59 会议通知
(1) 每次委员会会议的通知，必须在会议日期前至少提前7日下达至每位委员。
(2) 可同时下达一次以上委员会会议的通知。
(3) 通知必须载明会议的日期、时间和地点。
(4) 召集委员会特別会议时，通知必须包含所要审议之事项的一般性质。
(5) 会议上所要讨论的事项，只能是召集会议的针对事项。
60 紧急会议
(1) 紧急情况下，无需依据第59条下达通知即可召开会议，前提是应以尽可能快的方式，尽量向每位元委员下达会议通知。
(2) 会上达成的任何决议，必须由委员会绝对多数委员通过。
(3) 紧急会议上所要讨论的事项，只能是召集会议的针对事项。
61 议程与顺序
(1) 委员会必须不时确定委员会会议所要遵循的程式。
(2) 审议事项的顺序，可由与会委员讨论确定。
62 使用技术
(1) 无法亲自出席委员会会议的委员，可通过使用能够让该委员及其他与会委员清晰同步相互交流沟通的科技手段来出席会议。
(2) 在涉及本篇规定事项中，允许依据(1)款出席委员会会议的委员，将被视为已参加了会议，且若委员在会上投票，则也视为其已亲自投票。
63 法定人数
(1) 除非出席委员会会议的委员达到法定人数，否则不审议任何事项。
(2) 委员会会议的法定人数，是指与会(亲自或依据第62条获准)委员必须达到10%的现任委员。
(3) 若委员会会议通知开会时间后30分钟内与会委员没有达到法定人数——
(a) 若为特別会议——则会议取消；
(b) 其他情况——会议必须延期至延期后14日内的任何日期，并应依据第59条规定下达延期会议的时间、日期和地点。
64 投票表决
(1) 对于委员会会议出现的问题，每位与会委员均拥有一票。
(2) 若多数与会委员投票赞成某项动议，则视为该动议获得通过。
(3) (2)款不适用于本规则规定的需要由委员会绝对多数委员通过的动议或问题。
(4) 若涉及问题的票数分配相同，则会议主席拥有第二张票或决定票。
(5) 不允许通过代理人投票。
65 利益冲突
(1) 在委员会会议所要审议的事项上存在实质个人利益的委员，必须向委员会披露此种利益的性质与范围。
(2) 该委员——
(a) 会议审议该事项期间不得出席会议；以及
(b) 不得参与该事项的投票。
注
依据本法第81(3)节的规定，若由于某个委员存在实质个人利益无法参与投票，导致委员达不到法定人数，则可召集会员大会来审议该事项。
(3) 本条规定不适用于如下实质个人利益——
(a) 只因为该委员隸属于协会成立之受益群体才存在的利益；或
(b) 该委员与协会全部或多数会员共同拥有的利益。
66 会议纪要
(1) 委员会必须确保每次委员会会议均记录和保管会议纪要。
(2) 会议纪要必须记录如下各项——
(a) 与会委员姓名；
(b) 会议审议事项；
(c) 投票表决的决议及投票结果；
(d) 依据第65条披露的任何实质个人利益。
67 请假
(1) 委员会可批准某个委员请假不出席委员会会议，期限不超过3个月。
(2) 除非委员会认定，委员无法事先请假，否则不得批准事后补请假。
第6篇——财务事项
68 资金来源
协会资金可取自加入费、年度会员费、捐款、筹资活动、拨款、利息及委员会批准的其他来源。
69 资金管理
(1) 协会必须在金融机构开立账户，协会所有开支均从该账户支出，且协会的所有收入均存入该账户。
(2) 在遵守协会会员大会制订之限制规定的前提下，委员会可批准以协会名义的支出。
(3) 委员会可授权司库在指定限额内以协会名义支出资金(包括电子转账)，且资金开支的每个项目无需取得委员会批准。
(4) 所有支票、汇票、本票及其他可流通票据必须经由2名委员簽字。
(5) 协会的所有资金必须在收到后5个工作日内存入协会的金融账户。
(6) 在取得委员会同意的情况下，司库可保留一笔备用现金，前提是缴入或从该备用现金支出的所有款项均必须在交易时準确记录。
70 财务记录
(1) 协会必须保管财务记录——
(a) 準确记录和说明交易、财务状况与表现；以及
(b) 以便可根据本法规定编制财务报表。
(2) 财务记录的保管期限，为记录所涉交易完成后7年时间。
(3) 司库必须将以下各项置于自身的妥善保管或控制之下——
(a) 当前财政年度的财务记录；以及
(b) 委员会授权的其他财务记录。
71 财务报表
(1) 委员会必须确保每个财政年度均符合本法对协会财务报表的要求。
(2) 在不限制上述(1)款的情况下，这些要求包括——
(a) 编制财务报表；
(b) 若有要求，财务报表的审阅或审计；
(c) 委员会对财务报表的认证；
(d) 向协会年度会员大会提交财务报表；
(e) 向登记官提交财务报表与随附报告、证明、声明及费用。
第7篇——一般事项
72 公章
(1) 协会可拥有一枚公章。
(2) 若协会拥有公章——
(a) 公章上必须以清晰字元体现协会名称；
(b) 文件只有在得到委员会许可后方可加盖公章，且加盖公章时必须由两名委员簽字见证；
(c) 公章必须交由秘书保管。
73 登记地址
协会的登记地址是——
(a) 委员会通过决议确定的地址（2 Mavron St.Ashwood VIC 3147）
(b) 若委员会没有指定某个地址为登记地址，则为秘书的邮寄地址。
74 通知要求
(1) 本规则规定的需要下达给会员或委员的通知，可通过如下方式下达——
(a) 将通知亲手送给会员/委员本人；或
(b) 邮寄至会员名册中所记录的会员位址；或
(c) 以电邮或传真方式。
(2) 上述(1)款不适用于第60条规定下达的通知。
(3) 需要下达给协会或委员会的通知，可通过如下方式下达——
(a) 将通知亲手送给某个委员；或
(b) 将通知邮寄至登记地址；或
(c) 将通知留置在登记地址；或
(d) 若委员会认为适宜——
(i) 以电邮方式发送至协会或秘书的电邮位址；或
(ii) 以传真方式发送至协会的传真号码。
75 账簿与记录的保管和检查
(1) 会员可要求免费检查——
(a) 会员名册；
(b) 会员大会会议纪要；
(c) 财务记录、账簿、证券及协会其他相关文件，包括委员会会议纪要，但以(2)款规定为准。
注
参阅第18条随附备注的会员名册查阅详情。
(2) 委员会可拒绝会员检查涉及保密、个人、雇佣、商业或法律事务的协会记录，或可能损害协会利益的检查行为。
(3) 委员会必须根据要求，复制本规则副本，并免费发放给会员及申请人。
(4) 在遵守(2)款规定的前提下，会员可复制本条所述之协会其他记录，协会可收取提供此类记录副本的合理费用。
(5) 本条规定中——
相关文件是指以任何方式整理、记录或存储的涉及协会成立和管理的记录与其他文件，包括下列各项——
(a) 会籍记录；
(b) 财务报表；
(c) 财务记录；
(d) 涉及协会交易、往来、业务或财产的记录与文件。
76 解散与撤销
(1) 协会可通过特別决议方式，自愿解散。
(2) 协会解散或撤销时，不得向协会任何会员或前会员分配协会的剩余资产。
(3) 剩余资产必须交给与协会拥有类似目的、不为个人会员谋求利润或利益的团体，具体以本法或根据本法第133节做出的法庭指令为准。
(4) 必须通过特別决议方式，决定接受剩余资产的团体。
77 本规则的修订
本规则只能由协会会员大会的特別决议修订。
注
除非经由登记官的批准，否则本规则的修订不产生效力。若本规则(除第1、2或3条外)已被修订，则视为协会采用自己的规则，而非示范规则。
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